|
- UID
- 99
- 帖子
- 61
- 精华
- 0
- 积分
- 153
- 金币
- 56
- 威望
- 0
- 贡献
- 0
|
我们在使用Excel的过程中，通常需要输入大量的数据。这是保证我们顺利完成各项工作的基础。但是，在录入数据的过程中，尤其是录入大量数据的时候，经常会出现一些不经意的录入错误，而这，会严重影响我们所得到的结果正确性。那么，怎样才能有效地控制这种录入错误的发生呢？除了细心、细心、再细心以外，在Excel中完成必要的设置，以最大可能地减少错误的发生也是极为重要的。# |: u+ i% I/ W; O+ h2 |- E
一、设置数据列表
' s6 H, D* f! Q1 V 有时我们需要录入的数据是某些重复数据中的一个，比如单位员工所属的部门。单位中部门个数是有限的，如果我们都通过键盘手工录入每位员工的工作部门，那自然是费时费力，还容易出错的。因此，我们不如为这些部门指定一个数据列表。录入时只需要在下拉列表中单击选择相应的部门，就可以了。这不仅可以提高录入速度，还会使得录入的质量得到保证。( J4 }+ X9 R2 H1 K4 a4 B' R: g' r
首先选中要填写员工部门的所有单元格，点击功能区“数据”选项卡“数据工具”功能组中的“数据有效性”按钮，在弹出的菜单中点击“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。
& w: ]9 ~. Z7 @9 i8 @/ e! M 点击对话框中“设置”选项卡，在“允许”下方的下拉列表中选择“序列”选项，然后在下面“来源”输入框中输入各部门名称（人事部,一车间,二车间,生产部,技术部,办公室），部门之间用英文的逗号隔开，如图1所示。点击“确定”按钮关闭对话框。
+ h+ S3 d3 {) h! c; y# Q0 f2 i, e
- v/ d; q1 a! N$ k; I
. O3 e0 F. x+ j# N4 e9 _6 u4 A B3 c$ T6 p
图1 Excel设置序列
n; B* @% ~7 ]+ ]; i, P: q( v, z" |5 Q& I$ `& ?0 q2 M6 H9 t
我们也可以在工作表的空白单元格某列中分别输入各个部门名称，比如在H1:H6单元格区域。然后在“来源”下的输入框中输入“=$H$1:$H$6”，也可以得到同样的效果。; P7 h. @3 b1 x. n$ |. T
现在将鼠标定位于刚才选中的那些单元格区域任一单元格，就会在右边出现一个下拉箭头，点击它就会出现刚才我们所设置的下拉列表，如图2所示，单击其中的项目就可以完成输入了。
/ q/ m, W( s% R2 v* g% g. D# K: b, ~
图2 Excel中的下拉列表 |
附件: 您需要登录才可以下载或查看附件。没有帐号？注册
|
发表于 2008-1-27 22:02
|